Сервіс електронного документообігу
Ваші підписи помічено, як недійсні. Що робити?
Ми виявили у “Вчасно”, що частина документів вашої компанії були підписані недійсними ключами ЦСК "Україна". Це сталося через недотримання термінів дії кореневих сертифікатів надавача електронних довірчих послуг ЦСК “Україна”.
Документи, підписані недійсним ключем, і самі є недійсними. Тому на них потрібно з вашого боку накласти інший дійсний підпис. Як це зробити?
Дійсний підпис слід накласти на документи не лише у “Вчасно”, а й в усіх інших сервісах, де ви використовували недійсний ключ ЦСК "Україна"
Задля отримання роз'яснень щодо ситуації ми звернулися із офіційними листами до регуляторів:- Міністерства цифрової трансформації України- Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України- Державної податкової служби УкраїниПісля отримання від них відповідей обов'язково донесемо цю інформацію до вас.
Згідно з ЗУ "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", для електронних документів датою їхнього оформлення вважається дата, зазначена у самому документі як дата його складення - незалежно від дати накладення електронного підпису.
Ми вжили заходів і виключили можливість накладання будь-яких проблемних підписів у всіх сервісах «Вчасно».
Як накласти інший дійсний підпис на документи:
1. Сформуйте новий електронний підпис або використайте інший дійсний підпис.Ви можете звернутись до вашого надавача електронних довірчих послуг, або отримати підпис від нашого сервісу Вчасно.КЕП.
Якщо ви вже маєте альтернативний робочий підпис, то можна не формувати новий підпис, але перевірте його перед тим, як йти далі по інструкції.
2. Зайдіть в кабінет Вчасно і додайте новий підпис до помічених системою проблемних документів:
а) Скористайтесь швидким фільтром “Потребують перепідписання моєю компанією” з банера над таблицею або в блоці фільтрів.
b) Якщо документи підписуєте не тільки ви, то в таблицю можна вивести стовпчик “Підписанти”, в котрому будуть відображатись співробітники, що підписали документ і чиї підписи невалідні.
c) Виділіть потрібні для перепідписання документи.
d) Підпишіть масово всі документи, що потребують оновлення підписів.
Також, на сторінці перегляду документа в блоці “Підписання” сервіс буде відображати недійсні підписи.
Як перевірити мій підпис або підпис співробітника?
Зайдіть на сайт Центрального засвідчувального органу https://czo.gov.ua/sign та підпишіть будь-який файл вашим підписом.
Якщо підписання успішне - ваш підпис дійсний.Якщо отримали помилку - потрібно отримати новий валідний підпис та перепідписати всі документи, на які ви накладали цей підпис. Попросіть колег аналогічним чином перевірити свої підписи
Також, перевірити дійсність підпису можна через центр, який надав вам електронні послуги - ЦСК "Україна". ІнструкціяЩо робити, якщо мій контрагент накладав недійсний підпис?
1. Скористайтесь фільтром «Потребують перепідписання контрагентом» в особистому кабінеті «Вчасно».
2. Повідомте вашого партнера, що ви очікуєте від нього підписання документів новими дійсними підписами: ● Для цього можете написати масово або поштучно коментар на ваших партнерів. ● Сервіс «Вчасно» відправить лист із посиланням на конкретні документи, що потребують перепідписання. ● Можете в інший, звичний для вас спосіб сконтактувати з представниками компанії і повідомити про очікування нових підписів. ● Для пояснення причин проблеми і очікуваних дій вашого партнера можете давати посилання на цю інструкцію.
3. Дайте вашому контрагенту декілька днів на формування нових підписів, підписання документів і перевірте чи додались валідні підписи на документи.Детальніше про причини виникнення проблеми
З більш детальною інформацією щодо недійсності підписів від ЦСК "Україна" можна ознайомитись тут.
Сервіс електронного документообігу