Електронні підписи (КЕП) в компанії: кому обов’язково мати та які?

Електронний підпис в компанії. Скільки ключів потрібно? Які документи можна підписувати?Кількість ключів для кожної компанії індивідуальна, на що впливає кілька факторів: розмір компанії, кількість довірених осіб, підписантів, співробітників тощо. Для когось достатньо 2-3 КЕП, для інших організацій потрібно набагато більше. Електронним підписом можна підписувати всі документи, що мають електронний процес погодження/підписання.
На кого з працівників можна реєструвати КЕП?Ви можете зареєструвати КЕП на будь-яку посаду. Рішення, кому видавати підпис, залишається за компанією.
Чи можливе та чи доцільне оформлення КЕП на всіх співробітників компанії, в т.ч. тих, які контролюють чи акцептують певні операції чи рішення, протоколи колегіальних органів, внутрішню звітність чи аналітичні висновки (наприклад, результати кредитного аналізу клієнта та його кредитної заявки)?Звісно, можливе! Тим паче, якщо таким співробітникам потрібно працювати з електронним документообігом, то без КЕП ніяк. А якщо, за сьогоденних умов, працівники знаходяться у різних містах чи навіть країнах, доцільність такого рішення лише зростає.
Підприємство прийняло на роботу бухгалтера (не головний бухгалтер), який є єдиним бухгалтером. Чи обов'язково для здачі звітності робити йому КЕП? Якщо це бухгалтер, котрий працює з електронним документообігом, зокрема зі звітностями, звісно, має бути КЕП, яким все це підписується.Ситуація індивідуальна та регулюється правилами Податкової: якщо не вимагається підпису бухгалтера на звітності, то можна не робити ключ. Так, нам відомі компанії, що працюють із бухгалтером, але без права підпису. 
Якщо в середині компанії видано КЕП особі, яка не має права на підписання юридичних документів від імені компанії. То як підпис такої особи відрізняти від підпису, наприклад, Генерального директора, уповноваженого підписувати юридичні документи від імені компанії без довіреності?В електронному підписі не вказується, чи має людина довіреність на підпис чи ні, адже ця інформація вирішується всередині компанії. Так само за аналогією із паперовими документами: якщо особа без повноважень підпише документ від імені компанії, то він не є однозначно дійсним. Щоб відрізняти, в контрагента можна вимагати доказів повноваження на підписання (довіреність, посадова інструкція, статут, наказ тощо). 
Електронний підпис бухгалтера, як правильно делегувати повноваження?Якщо ви хочете передати повноваження на підпис бухгалтеру, потрібно зробити на нього довіреність, щоб бухгалтер, як довірена особа, міг підписувати документи на ФОП.
Чи обов'язково повинен мати ЕКП менеджер з продажу, якщо він підписує первинні документи?Якщо говоримо про електронні первинні документи, то так, потрібно мати КЕП/ЕЦП, щоб була можливість їх підписувати.
При зміні керівника яким чином замінити електронний підпис на нового?В даному випадку у кабінеті "Вчасно.ЕДО" нічого не замінюється, адже кабінет зареєстрований за кодом ЄДРПОУ. Нового директора додаємо до кабінету ЕДО, формуємо йому КЕП на юридичну особу і він вже може працювати.

В чому різниця між КЕП та ЕЦП? Яким підписом можна користуватись сьогодні відповідно до законодавства?Різниця наступна: ЕЦП — стара загальна назва електронного підпису, КЕП та УЕП — сучасні поняття, що мають уточнення. Тобто раніше була узагальнена назва "електронний цифровий підпис", зараз конкретизують — кваліфікований чи удосконалений електронний підпис. КЕП та УЕП працюють відповідно до Закону України "Про електронні довірчі послуги".Під час військового стану дозволено використання УЕП (файлових) ключів на рівні з КЕП.
Чим відрізняється удосконалений ЕП від КЕП? Чи можна мати два підписи: один зроблений в ЦСК Україна для підписання звітності в Медок, інший — зроблений у "Вчасно.КЕП" для підписання документів у "Вчасно"? Чи немає заборони використовувати 2 електронних підписи? КЕП — кваліфікований електронний підпис із найвищим рівнем конфіденційного захисту, яким можна підписувати будь-який тип документу. Мають хмарний або апаратний носій. УЕП — файловий електронний підпис, має низький рівень захисту і працює на експериментальному періоді, ним можна підписувати не всі електронні документи. Законодавством не заборонено мати два електронних підписи від різних АЦСК, тому це не створюватиме проблем.
Трудові відноси — КЕП чи УЕП?В даному випадку дозволено УЕП, адже це внутрішні документи компанії.

Специфіка КЕП для ФОП. Різниця між КЕП для ФОП та фізичної особи?Згідно наказу 06.06.2017 № 557 Міністерства Фінансів України "Про затвердження Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами", фізична особа, яка отримала ЕЦП (кваліфікований електронний підпис) в будь-якому акредитованому центрі сертифікації ключів, у визначеному законодавством порядку за умови приєднання до Договору, може скористатися цим підписом для подання звітності в електронному вигляді, як фізична особа – підприємець за наявності діючого Договору. Відповідно до цього з 2017 року різниці як такої немає.
Електронний підпис обов'язково мати всім ФОП?Вимоги мати підпис для ФОП немає. Проте, коли ФОП має електронний підпис, він може, наприклад, користуватися кабінетом платника податків на сайті ДПС і вчасно подавати звітність, що значно економить час. А також може підключити сервіс для бізнесу "Вчасно.Каса" і працювати з ПРРО.
Якщо у ФОП лише підпис власника чи є то порушенням, при наявності посади бухгалтера?Якщо право підпису у ФОП має лише власник, то це не є порушенням.
Які можуть виникнути складнощі з ЕЦП при оформленні ФОП та при його роботі?На разі мали лише один кейс зі складнощами ФОП: користувач мав зареєстровані ключі у Податковій, сертифікати яких закінчилися. Отримавши нові КЕП не зміг працювати із ними у кабінеті. Проте це питання було успішно вирішене: потрібно було вручну оновити сертифікати, про що користувач на той момент не знав.
ФОП використовує ПРРО у магазині. Чи обов'язково продавцю-найманому працівнику мати власний ЕЦП?Бажано, щоб найманий працівник міг підписувати документи в ЕДО між ним та ФОП (керівником). Але для роботи з касою використовується спеціальна печатка для РРО, тому в цьому випадку ключ фізичної особи йому не потрібний.
Як ФОПу отримати 10 "віртуальних" КЕП для роботи з кавовими точками на самообслуговуванні?Сформувати заявки в кабінеті "Вчасно.КЕП" на 10 ключів ПРРО, якщо говоримо безпосередньо про каси на точках. 
Яка функціональна різниця між підписом та печаткою? Чи існує КЕП для ФОП?Відмінність полягає в тому, що електронним підписом може користуватися як юридична, так і фізична особа, а електронною печаткою – тільки юридична. КЕП для ФОП є, але не відрізняється від КЕП для фізичної особи.

Кому і для підпису на яких документах треба мати "платні" електронні підписи, а кому і на яких документах можна підписуватися безкоштовними "банківськими" електронними підписами?Для внутрішньої документації можна використовувати і УЕП, проте для зовнішньої рекомендуємо КЕП, адже все частіше контрагенти хочуть, щоб документи були підписані саме Кваліфікованими електронними підписами. Крім того, після закінчення війни підписувати документи між різними компаніями можна буде лиза за допомогою КЕП.
Навіщо платити за КЕП, якщо можна отримати безкоштовно у Дії/Приват/Податковій?Купуючи електронний підпис, ви отримуєте саме КЕП — кваліфікований електронний підпис із найвищим рівнем конфідеційного захисту, яким можна підписувати будь-який тип документу. Перераховані вами безкоштовні являються УЕП — файловим електронним підписом, що має низький рівень захисту і працює на експерементальному періоді. УЕП можна підписувати не всі електронні документи. До того ж із "Вчасно.КЕП" ви також отримуєте адміністрування ключів співробітників вашої компанії.

Чи потрібен КЕП печатки для ТОВ?Якщо ТОВ має "мокру" печатку, яку використовує у підписанні документів, рекомендуємо мати також електронний "варіант". Якщо ТОВ не використовує печатки, то приймати це рішення варто на власний розсуд.
Чи накладається КЕП печатки підприємства на підписи інших осіб, окрім директора?Так, печатку компанії можна накладати не лише на підпис директора. Це регулюється правилами діловодства: якщо на папері ви засвідчуєте такий документ та підпис печаткою, то і в електронному вигляді дійте аналогічно
Чи вважається дійсною видаткова накладна підписана тільки ЕЦП особи, без печатки?Так, печатка на видаткову накладну ставиться за потреби. Тут також діє аналогія із паперовими документами — чи є дійсною накладна без печатки.
Чи можливе використання власного електронного підпису, як представника юридичної особи, із накладенням електронної печатки такої юр. особи? Особистий електронний підпис фізичної особи не використовується для підписання документів на юридичну, для цього має бути КЕП юридичної особи. Використання власного електронного підпису можливе за наявності довіреності на представництво інтересів юр. особи.
Чи може продавець-консультант використовувати печатку КЕП?Якщо має право на підпис документів, то так, за потреби може використовувати.
Чи є обов'язковою печатка підприємства на акті виконаних робіт і договорі, чи достатньо підпису директора з кодом ЄДРПОУ підприємства?Печатки ставляться за потреби, якщо її обов'язково не вимагає контрагент.
Чи взагалі обов'язково використовувати е-печатку?Не обов'язково. Це додатковий елемент підтвердження даних від сторони, що її наклала. Печатка використовується за потреби або за вимоги сторонами підписантами. 

Які "перпективи" визнання КЕП від Вчасно-Сервіс іншими розробниками систем документообігу?"Вчасно.КЕП" працює скрізь, де є криптографічний модуль від ІІТ та оновлений список КНЕДП. У програмному забезпеченні M.E.Doc наших КЕП немає через їхню відмову інтегрувати КЕП у систему.
Чи може використовуватись одночасно два різних ЕЦП від різних центрів сертифікації?Так, законом не забороняється.
Чи підходить "Вчасно.КЕП" для підписання та подання податкової та статистичної звітності?Так, ключі від "Вчасно.КЕП" працюють, зокрема, у Податковій.

Електронний підпис нерезидентів України в укладанні договору на території України... це можливо?Можна видати КЕП нерезиденту як фізичній особі, тоді він зможе підписати документ. Проте видати КЕП для керівника компанії, який є нерезидентом юридичною особою, неможливо: не можемо перевірити справжність документів, також відсутній код ЄДРПОУ, що є обов'язковим для отримання ключа. На даний момент це питання вирішується на законодавчому рівні і, на жаль, залежить не від нас. Але сподіваємося, що згодом це стане можливим.
Можлива реалізація підпису між ТОВ, ФОП та компанією-нерезидентом? Якщо неможливо, то які перспективи реалізації данного питання? Підписання такого багатостороннього документу можливе, якщо нерезидент має електронний підпис від українського КНЕДП.
Чи відповідають українські ЄЦП європейським стандартам? Чи приймають наші ЕЦП в Європі?22 листопада 2022 р. уряд ухвалив постанову, що дозволить українцям використовувати кваліфікований електронний підпис (КЕП) у Європейському Союзі для отримання послуг. Відповідно, європейський електронний підпис також буде дійсним в Україні. Технічна реалізація ще в процесі.

Які ризики при використанні цифрового підпису?Насправді ризики мінімальні: користувач може забути пароль від нього чи втрати доступ (проте не хвилюйтеся — в такому випадку можна заблокувати КЕП).Ризик втрати документів (даних) мінімізується архівними чи бек-ап копіями, чого не зробиш із паперовими.Можливі складнощі використання з типами документів, що потребують довгострокового зберігання чи передачі в архів, — через те, що ще немає сталої практики, яка стосується саме електронних. 
Наскільки захищена програма від кібератак? Чи були випадки хакерських дій щодо конкретно даної програми?Ми маємо один із найкращих безпечних серверів, який до того ж знаходиться за межами нашої країни — Amazon S3 (сервер за весь час його існування жодного разу не зламували). Вірогідність кібератаки завжди існує, але в даному випадку загроза мінімальна. 
Ризики роботи з УЕП без окремої письмової угоди у паперовій формі? Якщо сторони своїми фактичними діями засвідчили погодження використання електронного підпису, то окремий документ не потрібен. УЕП може використовуватися для документів всередині компанії, для обміну з іншими — лише КЕП.
Які ключі найнадійніші?Найнадійнішими вважаються хмарні та апаратні ключі, адже ними неможливо скористатися без вашого відом.

Токени ще не є обов'язком для бізнесу? Поки дозволено користуватись КЕП?Токен також відноситься до КЕП. Так, КЕП має 2 види носіїв: токен (застаріла версія захищеного носія) і хмарний (сучасний і зручніший вид захищеного носія). Якщо вас цікавить чи можна ще використовувати УЕП (файловий підпис), то відповідь: так, до кінця військового часу + 6 місяців.
Чи буде можливість для недержавних суб'єктів господарювання зберігати КЕП на змінних\постійних носіях інформації у шифрованих контейнерах чи тільки на токенах?КЕП має дві форми носіїв — токен та хмарний, і мати обидва варіант можуть всі. Технологія шифрованих контейнерів, що пройшла державну експертизу, нам на разі не відома.

Чи обов'язково укладати з контрагентами договір, щоб підписувати первинні документи у «Вчасно»?Законодавством не вимагається документальний договір переходу на ЕДО, тому дане питання вирішується між сторонами довільно. Приймайте комфортне для обох контрагентів рішення, складати договір чи ні.
Чи можна підписувати додаткову угоду про перехід на ЕДО одразу електронним підписом? Чи потрібно підписати оригінальним підписом, а потім вже використовувати електронний?Законодавством не вимагається документальний договір переходу на ЕДО, тож і вимог до типу підписів на договорі немає. Підписуйте як зручно обом сторонам. Єдина умова — не має бути змішаного підписання: або власноручні підписи на договорі, або електронні.

Чи можуть у системі "Вчасно" працівники Товариства підписувати (ознайомлюватися) з кадровими наказами за допомогою ЕЦП (згенеровані, наприклад, у Дії), як фізичні особи, а не як працівники Товариства?Рекомендуємо кадрові документи, з якими особа має ознайомитися як співробітник компанії, підписувати саме КЕП на компанію. Адже зазвичай такі кадрові документи йдуть як внутрішні, підписати їх ключем фізичної особи не вийде. Є рішення, коли фізична особа документи на прийом підписує Дією, потім отримує КЕП співробітника і все наступне підписує отриманим КЕПом.У системі "Вчасно" можна налаштувати підписання через Дію, але у такому випадку кожному співробітнику потрібен буде окремий доступ та реєстрація.
Чи підходить електронний підпис для підпису кадрових документів (заява на відпустку тощо)?Так, якщо компанія веде ці документи саме в електронному вигляді.
Чи можна підписувати документи в ЕДО, знаходячись у відпустці чи на лікарняному?За аналогією із паперовим документообігом не можна, адже юридично ви відсутні на робочому місці.
Чи обов'язкове погодження документу всіма працівниками для основного підпису?Якщо при створенні погодження ви вказали "Заборонити підписувати або відхиляти, поки документ не погоджено", то поки документ не завершить процес погодження, можливість підписати його буде відсутня. В іншому випадку можна погоджувати та підписувати документ паралельно.
Працівник повинен ознайомитися з наказом. Чи може він це зробити за допомогою ЕЦП фізичної особи? У яких випадках можна використовувати ЕЦП фізичної особи?Якщо працівник має ознайомитися з наказом як співробітник компанії, і це внутрішній документ, він не зможе його підписати ключем фізичної особи. В даному випадку потрібний ключ співробітника, тобто юр. особи. Ключами фізичної особи можна підписати, наприклад, наказ про прийняття на роботу та інші документи, коли особа ще не є співробітником компанії, але має вже підписати деякі документи.

Отримали електронний документ. Скільки у нас часу на його підписання? Наприклад, документ має одну дату, а я підписую його пізніше, які наслідки? Чи потрібно підписувати в день отримання?У законі немає вказання строку, протягом якого має бути підписаний документ. Якщо з контрагентом не обговорювали строки підписанння, то їх немає. Але ми рекомендуємо не змушувати довго чекати і нервуватися своїх контрагентів, відтягуючи підписання документу навмисне. Стосовно дати, юридичною датою створення документу вважається саме дата, що прописана в самому документі, а дата підпису — просто мітка часу.
Які треба мати дозволи, щоб не створювати додаткові паперові носії при використанні ЕЦП?На електронний підпис дозвіл не потрібний, адже законодавством він прирівнюється до власноручного.
Чи врегульовано законодавством долучення документів, підписаних КЕП, в судах та інших органах?Так, в суд можна подавати документи, підписані КЕП, згідно з:ст. 5 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” ст. 6 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” ст.3 Закону України “Про електронний цифровий підпис”

Яка у "Вчасно.КЕП" практика використання платформи для підписів журналів з охорони праці, наказів, зберігання даних протягом 10 років згідно законодавства?На даний момент «Вчасно» лише 5 років, проте усі перевірки проходимо успішно, згідно законодавства.
Керівник нашої компанії захищає нашу державу на сході України. Скажіть, будь ласка, чи обов’язково міняти електронні підписи? Якщо так, то як правильно це оформити?В даному випадку рекомендуємо зробити довіреність на особу, яка буде підписувати документи за директора, котрий тимчасово не може проводити роботу з документацією. З точки зору закону використання ключів іншою особою — це компрометація і такі ключі мають бути заблоковані. 
Чи існує стандарт формату відправки електронною поштою документів та файлів підписів? Багато хто відправляє не в архіві і файли змінюються антивірусним забезпеченням, що впливає на можливість перевірки підписів.Єдиний надійний варіанти — лише архівом. Стандарту як такого не існує.
Які саме документи підписує спеціаліст, а які сільський голова?Документ підписує той, хто до нього вказаний як "підписант".
Чи можна використовувати електронні підписи Приват/Дія, щоб підписувати документи? Якщо ваш контрагент не вимагає обов'язкового підписання документу саме КЕПом, то так, звісно можна.
Чи можна КЕП Приватбанку, який має довірена особа ФОПа, підписувати документи у "Вчасно"?Так, Вчасно ЕДО має широкий спектр КНЕДП, з якими працює, Приват є одним із них. Але звертаємо вашу увагу, що найзручнішим способом підписання документів у всіх сервісах "Вчасно" є саме "Вчасно.КЕП".
Мої КЕП не відображаються в базі Податкової. Я не можу подати декларацію в електронному вигляді. Пробувала створювати нові — не працюєВ даному випадку рекомендуємо звернутися напряму в Податкову, можливо, в особистому кабінеті потрібно оновити сертифікати, якщо ви зробили новий підпис. Реалізація підписів на носіях в умовах віддалених робочих столів.За допомогою хмарного КЕП реалізувати це можна, за допомогою апаратного — ні (практично втілити це вкрай складно).
Як підтвердити наявність підпису у документі під час спору?Завантажити з кабінету "Вчасно.ЕДО" архів документу, розпакувати його і перевірити документ на підписи на ЦЗО за інструкцією, що також знаходиться у архіві.
Як бути, коли керівництво не хоче використовувати електронний підпис?Якщо керівництво не хоче використовувати електронний підпис чи не сприймає ЕДО, можемо провести презентацію сервісу "Вчасно", щоб показати всі переваги електронного документообігу і розвіяти всі сумніви. Якщо керівник хоче підписувати власноручним підписом документи, які мають електронний процес підписання, то варто наголосити, що таке не можливо на юридичному рівні: документ має бути або повністю підписаний лише власноручними підписами, або лише електронними, в змішаному випадку документ не матиме юридичної сили.