Оновлення сервісу «Вчасно.ЕДО»

Додали можливість створювати таблиці, редагувати їх при версійності і створювати шаблони на основі таблиць.

Швидко створюйте нові документи на основі заздалегідь затверджених форм! Особливо зручно для тих, які часто повторюються та мають стандартну структуру, — наприклад, договори або додатки.
👉 Оберіть шаблон 👉 доповніть його необхідними даними 👉 відправте контрагенту
Зменшуємо ризик помилок, спрощуємо процес погодження 💛Ви можете створити власні шаблони, щоб усі документи відповідали єдиному корпоративному стандарту. Або ж використовуйте шаблони із Галереї «Вчасно».
Детально, як працювати із шаблонами у «Вчасно», описали у довідці.

Інтегрували штучний інтелект для автоматичного розпізнавання ключових реквізитів документів:👉 ЄДРПОУ контрагента👉 Номер документа👉 Дата документа👉 Сума документа👉 Тип документа
Це повністю безпечно!Розпізнавання виконується в межах інфраструктури Amazon Web Services – платформи, яку ми використовуємо для зберігання ваших документів.
Використовуйте ШІ для автопідбору реквізитів під час завантаження або налаштування документа.Доступно за замовчуванням для всіх компаній на всіх тарифах сервісу 💛
Як працювати з АІ у «Вчасно» детальніше описали в довідці.

Простір для надійного зберігання завершених документів у сервісі «Вчасно».
👉 Зберігайте опрацьовані документи окремо, щоб вони не заважали в роботі з новими.👉 Права на видалення документів із архіву та на переміщення документів у архів / назад до документів налаштовуються окремо.👉 Зручно переміщати документи в архів та за потреби повертати їх на доопрацювання.👉 Фільтруйте документи по звичним статусам та набору фільтрів.
Як перенести документи в архів?Просто натисніть відповідну кнопку із сторінки перегляду документа, або з масових дій із документами. Переносити документи в архів може будь-який співробітник, але документ має бути із завершеним процесом підписання.В архіві можна виконувати всі дії з документами, окрім підписання.
Додаткові окремі налаштування для архіва1. Право перенесення документів у архів та повернення із архіву до розділу документів.Регулюйте, хто зі співробітників може переміщати документи в архів та назад.2. Окреме право на видалення документів.Обмежуйте перелік співробітників, котрі можуть відправляти та погоджувати запити на видалення документів саме із архіву. Так, зменшується вірогідність випадкове видалення архівованих документів через неуважність.Налаштовується це у розділі Співробітники: оберіть потрібного співробітника та активуйте чи деактивуйте право видалення документів із архіву.
Як отримати доступ до архіву?Архів вмикається при купівлі тарифів Архів 1000 чи Архів 5000 та на тарифі Максимальний. Протестувати архів ви можете при включенні тестового періоду.
Скільки документів доступно для зберігання в архіві?Тариф Архів 1000 має до 1000 документівВ Архів 5000 доступно, відповідно, до 5000 документів.У тарифі Максимальний немає обмежень на кількість документів у архіві.
Підготували зручну відео-інструкцію Як працювати з Архівом документів у «Вчасно.ЕДО»

Раніше ви редагували версії документів на своєму пристрої і завантажували їх у «Вчасно.ЕДО». Тепер робіть це безпосередньо у кабінеті в режимі редагування!Робимо складне простим, а вашу роботу з документами ще легшою.Також у режимі редагування:● додавайте коментарі до тексту● відповідайте на них у розділі рецензування● працюйте у режимі правок● відслудковуйте, хто та коли вносив правки у документ● працюйте з одним документом паралельно з колегами● повертайтеся до будь-якої з попередніх версій та створюйте нові на їх основі
Після редагування ви можете зберегти і відправити документ контрагенту, або зберегти зміни, щоб повернутися і продовжити роботу пізніше.❕ Увага, після підписання редагувати документ вже не можна! Підготували коротку відео-інструкцію, щоб показати усі можливості редагування документів.
Версійність документів доступна на усіх тарифах «Вчасно.ЕДО»!
Як увімкнути? У вікні завантаження, коли вже обрали контрагента, ви можете увімкнути Версійність — після цього з'явиться можливість додавати версії і редагувати документ. Детальніше про Версійність

Спростили процес додавання співробітника у вашу компанію на тарифі Максимальний.

👉 У кабінеті натисніть кнопку «Додати співробітника»
👉 На сторінці формування рахунку вкажіть потрібну кількість співробітників.
👉 Сформуйте рахунок та сплатіть

Ми автоматично розрахуємо вартість до дати завершення вашого тарифу, щоб уникнути переплат.

Працюйте з новими співробітниками одразу — сплачуйте пізніше!
Ви можете додати колег одразу після формування рахунку, а сплатити його протягом наступних 5 днів.

Робимо складне простим та пришвидшуємо вашу роботу!
Більше не потрібно дзвонити менеджеру чи чекати: зробіть усе в декілька кліків з кабінету та одразу працюйте з новими колегами.

Потрібно підняти старі документи, а у вас стоїть обмеження на перегляд Архіву по тарифу? Даємо можливість отримати більший доступ, не переходячи на більший тариф!

Докуповуйте Архів+ на 1000 або 5000 додаткових документів.

Шукайте Архів+ в кабінеті у розділі Тарифів. А якщо у вас закінчаться документи на перегляд, ми надішлемо вам лист, за яким ви зможете сформувати рахунок на оплату. Або скористайтеся посиланнями нижче:

До +1000 документів — 480 грн Сформувати рахунок
До +5000 документів — 1440 грн Сформувати рахунок

Безліміт на внутрішні документи в компанії згідно вашого тарифу та навіть по інтеграції.

Якщо у вашому тарифі включені внутрішні документи, вони не тарифікуватимуться поштучно.

Колегам — безкоштовно!
Обирайте тариф із внутрішніми документами.

Автоматично заповнюємо максимальну кількість інформацію про вашу компанію — залишається лише додати свої дані.Інструкція, як подати заявку.

Оновлене завантаження документаТепер ще зручніше: завантажуйте документи — один чи одразу декілька, — переглядайте обрані та налаштовуйте їх. 
Швидший процес завантаження-підписанняМенше дій для підписання. Підписуйте документ одразу після налаштувань (якщо ви та вказаний контрагент маєте право підпису). 
drag-n-drop завантаження Завантажуйте як зазвичай або просто перетягуйте файли на будь-яке місце в кабінеті на сторінці із відображенням таблиці. Або на поп-ап вибраних файлів для завантаження.
Не перевантажуємо інтерфейс для невеликих компанійВиділяємо додаткові можливості лише для великих бізнесів. 
Гнучкість процесу підписанняВи можете змінювати процес підписання навіть після завантаження документу.Підготували детальну інструкцію Оновлене завантаження документів.А також коротку відео-інструкцію, щоб наочно показати як це працює.

Заходити у «Вчасно» ще простіше з вашого iPhone!

Додавайте новий параметр “Отримувач документа” в таблицю зовнішніх документів. В стовбці буде відображатися е-мейл отримувача.

Назначайте співробітника, відповідального за обробку документу по сценарію.
За потреби відповідального можна змінювати — наприклад, якщо співробітник звільняється чи переходить на іншу посаду.
Сценарії із видаленою відповідальною особою будуть підсвічуватися, щоб їх простіше було знайти.

Покращення фільтру в документах зі статусом "Очікують на моє погодження"
Покращення функціоналу видалення документів

Налагодили відображення адміністраторів у переліку підписантів документів
Три теми для кабінету «Вчасно.ЕДО» вже доступні кожному
Новий поп-ап про оновлення в сервісі.Тепер ви завжди будете в курсі найсвіжіших оновлень, перейшовши прямо з кабінету — у вікні "Щось новеньке"
Зручна архівація документів при підключеній інтеграції
Змінили відображення іконок у перемикачі графічних печаток
Додано можливість копіювання сценарію
Додано можливість призначити сценарій разом із завантаженням документу при інтеграції
Покращення процесу видалення документів при інтеграції
Виправлено помилку при погодженні документів, якщо сторінку перекладено браузером
Додали відображення підписанта у попапі підписання 

Встановлюйте права доступу безпосередньо при додаванні нового співробітника!
Особливо зручно, коли у вас багато співробітників і велика плинність кадрів.
Більше не треба чекати, поки співробітник зареєструється і з'явиться в системі.

Як налаштувати права доступу новому співробітнику одразу при додаванні — Читати інструкцію.

На першій сторінці, на кожній сторінці або ж на останній — обирайте, де та як відображатимуться підписи та печатки на ваших документах.

Як налаштувати візуальне розміщення — Читати інструкцію.

Не ламайте голову, з якими документами нарешті закінчили роботу за цілий день.
Після підписання всіма учасниками система відправить вам лист із інформацією про кількість завершених документів за попередній день, а також пряме посилання на відповідний фільтр у вашому кабінеті.
А новий фільтр «За датою завершення» буде відображати документи за датою, часом переходу у фінальний статус: підписаний всіма, надісланий, відхилений.
Як ввімкнути повідомлення зі звітом про завершені документи — Читати інструкцію. 

Виправили редагування прав ролей у налаштуваннях компанії.
Покращений попап завершення автореєстрації після підписання документу.
На етапі перевірки КЕП даємо можливість переходити в особисті налаштування.
Додали окрему колонку "Дата отримання" у реєстр документів.
Оптимізували запити при створенні Погоджень.
Відтепер при несплаті тарифу співробітники не видаляються, а робляться неактивними до сплати тарифу (раніше адміністратору потрібно було вручну знову додавати видалених працівників).
Зробили процес відправки подій у CRM надійнішим.
Додали у протоколі позначку, що документ підписано групою.
Додали відображення видалених додаткових параметрів у сценарії, щоб можна було їх звідти прибрати.
Налагодили підписання версійного документу після обовʼязкового погодження.

Групи користувачів — це об’єднання співробітників, котрі виконують однакові задачі з документами. Наприклад, відділ бухгалтерії, юристів, діловоди.

🙋‍♂️ 🙋‍♀️ 🙋 Так, ви залучаєте в процес не конкретну людину, а весь підрозділ, від котрого очікується погодження чи підписання. Співробітник, який першим погодить/підпише документ, виконає дію всієї групи. Тоді робочі процеси не залежатимуть лише від однієї особи.
Як працювати з групами — Читайте інструкцію або дивіться коротку відео-інструкцію.