Сервіс електронного документообігу
Як мотивувати контрагентів працювати в ЕДО. Кейс «ТВІЙ ГАЗЗБУТ»
Наталя Лавриненко, директорка ТОВ «Твійгаззбут», поділилася досвідом цифровізації великої енергетичної компанії. Поговорили про те, як мотивувати контрагентів працювати з ЕДО на прикладі крупного постачальника газу та електроенергії для бізнесу.
Розповіли, як бізнесу економити 30% робочого часу та до 80 тисяч гривень щомісяця завдяки переходу на ЕДО. Дізнайтесь як втілити цей досвід у власній компанії!
Відповідаємо на ваші запитання
Завжди звертаємо увагу на те, що цікавить наших глядачів.
Зібрали запитання від зареєстрованих учасників, щоб якнайповніше відповісти на них.
😉 Можливо, ви знайдете відповіді на питання, які ще не встигли задати!
Впровадження ЕДО на підприємстві
Чи може компанія організувати ЕДО власними силами, чи потрібно залучати фахівців? Компанія «Твій Газзбут» впровадила ЕДО частково власними силами, а частково — за допомогою аутсорсу. Фахівці компанії допомагають співробітникам почати працювати з ЕДО за допомогою внутрішньої освітньої платформи. По кожній ролі в компанії створені освітні курси та інструкції, які допомагають опанувати або якусь навичку, або навчитися працювати з ПЗ. Також компанія планує впроваджувати нову облікову систему «ТВІЙ СОФТ». Її архітектуру допомагала створити ІТ компанія на аутсорсі. Фахівці будуть залучені для підтримки і доопрацювання програми.
Які страхи є у компаній щодо переходу на ЕДО і відмови від паперових документів? Як їх подолати?Перейти на ЕДО компаніям заважають 2 страхи: 1) Сумніви в юридичній силі електронних документів;2) Відсутність живого спілкування: клієнт думає, що якщо він буде підписувати документи онлайн, то втратить зв'язок зі своїм менеджером. Чинність електронних документів визначена в законі «Про електронні документи та електронний документообіг» і підтверджена тривалою практикою. Щодо спілкування — сервіс ЕДО навпаки вивільняє час для вирішення нагальних питань між контрагентами, адже ви не витрачаєте його на папірці, пересилання кур'єрськими службами та перепідписування. Крім того, у сервісі є можливість залишати коментарі до документу, у яких ви можете спілкуватися з вашим контрагентом.
Чи потрібно збільшувати кількість співробітників для запровадження електронного документообігу?Ні, навпаки — з досвіду компанії час менеджерів з продажу вивільняється завдяки впровадженню ЕДО. Це ж можна сказати і про інших працівників, які використовують ЕДО у своїй роботі. Але в компанії «Твій Газзбут» є кілька працівників, які підтримують внутрішню систему документообігу Докс і постійно з нею працюють.
Чи доцільно з економічної точки зору використовувати ЕДО, якщо контрагент надсилає в місяць до 20 документів? Чи не економніше в такому випадку надсилати листи поштою?Тарифікація у сервісі «Вчасно» відбувається за вихідними документами. Всі вхідні документи ви отримуєте безкоштовно. Замовте безкоштовну консультацію на сайті і наш фахівець допоможе обрати тариф «Вчасно», який найкраще підійде для потреб вашого бізнесу.Як мотивувати співробітників і партнерів перейти на ЕДО?
Як залучати працівників компанії до ЕДО?Компанія «Твій Газзбут» робить це через внутрішню систему навчання. Всі, хто працює в компанії, вже опанували роботу з ЕДО. А для нових співробітників є спеціальні курси та інструкції.Яку користь отримують підрозділи підприємства? ● Мобільність у роботі● Можливість працювати віддалено з будь-якої точки світу● Контроль підписання документів на кожному з етапів● Конкурентність на ринку● Автоматизація відправки документів контрагентам● Простота проходження аудиту та податкової перевірки● Збільшення рівня продажів ● Безпека даних
Як мотивувати контрагентів перейти на ЕДО?«Твій Газзбут» мотивує контрагентів через менеджерів. Вмотивовані менеджери доносять до клієнтів усі переваги переходу на електронний документообіг і допомагають їм пройти цей етап.
Крім того, компанія постійно комунікує з клієнтами: зокрема, надсилає електронні листи, в яких ділиться досвідом, і наочно на інфографіці показує переваги переходу на ЕДО. Крім цього — листи з короткими інструкціями: як почати працювати з ЕДО, як отримати КЕП тощо. Тобто «Твій Газзбут» стає радником, помічником для клієнтів, які виявляли бажання відмовитися від парових документів і почати працювати з ЕДО.
«Вчасно» пропонує такий чек-лист Як домовитися з контрагентами?● Заздалегідь попередити контрагента ● Розмістити на сайті або порталі інформацію про сервіс ЕДО, який буде використовуватися● Надати колегам інформацію про сервіс для можливості аргументування переходу в ЕДО● Аргументувати, зокрема, що отримання вхідних документів для контрагента – безкоштовне ● Підтримка з боку провайдера на початкових етапах ● Описати в договорі пункт про можливість використання ЕДО ● Підписання додаткової угоди про ведення подальшого документообігу в ЕДО Головні аргументи переходу для ваших контрагентів, це, в першу чергу: економія коштів на логістику, пришвидшення обміну не тільки документами, а й отримання продукції, товарів тощо.
Як мотивувати бухгалтерів підприємств переходити на ЕДО?Бухгалтерів, які вже 20-30 років працюють із паперовими документами, дійсно може бути важко мотивувати перейти на ЕДО. Але все ж це завдання можна виконати. Бухгалтерам потрібно пояснити переваги електронного документообігу і навчити користуватися сервісом. Важливо аргументувати, для чого ЕДО у робочих процесах:● Скорочення часових витрат на обробку документації● Оперативне погодження документів при регіональній віддаленості офісу та складу● Пришвидшення отримання фінансових результатів● Опрацювання документів з різних пристроїв без прив’язки до робочого місцятощо.Контроль та зберігання електронних документів
Як компанія «Твій Газзбут» контролює та зберігає електронні документи, що підписуються на різних платформах ЕДО?Від початку в компанії знали, що будуть працювати з сервісами ЕДО. Тому «Твій Газзбут» купив готове рішення — комплекс Докс — і в ньому від початку зберігає всі документи. З часом зробили інтеграцію комплексу Докс із «Вчасно». І всі документи, підписані у «Вчасно», автоматично потрапляють у Докс. Раніше була потрібна додаткова верифікація на вході документу в Докс, це робив працівник компанії. Зараз цей процес автоматизований.
Збереження документівВ сервісі «Вчасно» ви можете зберігати документи в архіві або у форматі .pdf з графічними позначками, якщо попередньо в сервіс було завантажено pdf-документ. Якщо вам потрібно завантажити документ із сервісу «Вчасно», скористайтеся наступною інструкцією.
Як додати документ у сервіс «Вчасно» для подальшої роботи і зберігання?Підготували для вас зручну відео-інструкцію Як завантажити документ у сервіс «Вчасно»Можливості сервісу «Вчасно»
Чи є покроковий чек-лист, як компанії перейти на електронний документообіг?Так, ми підготували покрокову інструкцію щодо впровадження «Вчасно.ЕДО», ви знайдете її за посиланням.
Чи можливо додати до сервісу функцію зворотнього зв'язку з контрагентом, скажімо один раз написати сповіщення?В сервісі «Вчасно» є можливість залишати коментарі до документу, так ви можете спілкуватися з контрагентом. Детальніше про Коментування документів.
Чи можливо надавати контрагентам шаблон Договору на користування «Вчасно.ЕДО», що б зекономило час на підписання?Так, ми подбали про те, щоб підготовка контрагентів до обміну документами онлайн пройшла безболісно та просто. За посиланнями ви знайдете Шаблон Додаткової Угоди про перехід на ЕДО а також Шаблон листа, яким ви можете повідомити контрагентів про перехід на ЕДО.
Чи впливає дата завантаження і підписання електронного документа (договора, первинного бухгалтерського документа) на дату, вказану в ньому? Чи є юридичні наслідки, якщо документ датований певним числом, а завантажений та підписаний на місяць пізніше?Договори можна підписувати в електронному вигляді заднім числом (згідно ч. 3 ст. 631 Цивільного кодексу України). До договору можна додати, наприклад, такий пункт: «Договір набирає чинності з дати його підписання Сторонами, та відповідно до ч. 3 ст. 631 Цивільного кодексу України, застосовуються до відносин між Сторонами, що виникли до юридичного оформлення цього Договору, а саме з ____ року». Таким чином, рекомендуємо датувати договір актуальною датою, але діятиме він із зазначеної в пункті, вказаному вище, дати. Первинні документи. Згідно з Законом № 1525-IX від 03.06.2021 були внесені правки до п. б ст. 187 ПКУ, а саме: для документів, складених в електронній формі, датою оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку, вважається дата, зазначена у самому документі як дата його складення відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», незалежно від дати накладення електронного підпису.
Якщо з кількох ФОПів, які обслуговує компанія, тільки один має змогу оплатити тариф «Вчасно», як можна мінімізувати оплату?Подбали про те, щоб сервіс був доступним для різних категорій наших користувачів, тому маємо декілька варіантів тарифних планів.Замовляйте безкоштовну консультацію на сайті і наш фахівець допоможе обрати комфортний тариф для кожного ФОПа, який найкраще підійде для потреб вашого бізнесу.
Як правильно працювати в ЕДО?Зібрали корисні короткі відео про те, як працювати з ЕДО в один плейлист Знайомство із сервісом «Вчасно».
Скільки часу потрібно на введення програми? Техніка якого покоління підійде для даної системи документообігу?Сервіси «Вчасно» готові до використання! Адже це SaaS — хмарне рішення, яке не потребує особливих умов для використання. Для роботи вам може бути достатньо звичайного браузера з останніми актуальними оновленнями, крім того, підтримуємо мобільні та інші гаджети.