Сервіс електронного документообігу
Навіщо виробництву ЕДО? Досвід фінансового директора «Метінвест-СМЦ»
Cвоїм досвідом роботи з сервісом «Вчасно» поділився Андрій Шевцовфінансовий директор «Метінвест-СМЦ» найбільшого виробника металу в Україні
Вияснили як ЕДО спрощує роботу великим підприємствам з різних галузей. Також обговорили нові виклики сьогодення у робочих процесах та чому важливо залучати саме фінансовий відділ до процесу впровадження електронних документів.
Відповідаємо на ваші запитання
Завжди звертаємо увагу на те, що цікавить наших глядачів.
Зібрали запитання від зареєстрованих учасників, щоб якнайповніше відповісти на них.
😉 Можливо, ви знайдете відповіді на питання, які ще не встигли задати!
Запровадження та налаштування електронного документообігу
Подробиці ведення ЕДО. Як правильно оформити на підприємстві?Описали детально процес переходу на ЕДО. Покрокова інструкція за посиланням.
Як організовано підписання внутрішніх документів, якщо КЕП є не у всіх співробітників-підписантів?
(зараз отримати КЕП в різних регіонах дуже тяжко, потрібно колегам приїздити лише в Київ, а це не завжди безпечно)Підписання внутрішнього документу можливе тільки з використанням ключа підпису цієї компанії. Самі ключі можна отримати в різних АЦСК по всій Україні.
Конфіденційність даних? Бекап в зрозумілому форматі на наших місцях зберігання даних з можливістю доступу до документів? Комунікація з іншими надавачами аналогічних послуг?Сервіс «Вчасно» дозволяє обмежувати доступ до документів співробітникам компанії, самі ж сервери розміщені в трьох незалежних датацентрах, кожен з яких має діючий сертифікат ISO / IEC 27001. Також фіксується вся історія подій з кабінетом для подальшого аналізу. Документи можна зберігати архівом на ваш ПК, сам архів має оригінал документу та всі необхідні підтвердження про підпис.
Який ресурс потрібен для підтримки системи в рамках компанії?Система «Вчасно» працює через веб-браузер, необхідне лише підключення до інтернету та пристрій для користування сервісом.
Які співробітники у компанії працювали у «Вчасно»?Доступ до системи «Вчасно» в компанії «Метінвест-СМЦ» мають співробітники, які мають КЕП і за довіреністю можуть підписувати документи з постачальниками і покупцями. Зазвичай це керівники вищої і середньої ланки — директори, менеджери з продажів, маркетингу, фінансів тощо.
Які проблеми найчастіше виникають в електронному документообігу?В ЕДО виникають такі ж проблеми, як і в паперовому документообігу: неправильно складені документи, різноманітні помилки, неправильно вказані підписанти тощо. Однак в ЕДО ці проблеми вирішуються значно швидше.Різні аспекти роботи з електронними документами
Чи використовується програмне забезпечення «Вчасно» для підписання та погодження внутрішніх документів і яких саме?Сервіс «Вчасно» дозволяє працювати із внутрішніми документами компанії, їх можуть погоджувати та підписувати робітники компанії. Детальніше у розділі Внутрішні документи нашої Довідки.
Як у компанії Метінвест відбувається ЕДО із закордонними контрагентами? Наразі з закордонними контрагентами документообіг здійснюється лише в паперовій формі. Таке обмеження викликане тим, що в різних країнах електронні підписи визнають різні центри сертифікації. «Вчасно» вирішує це питання з рядом країн (Польща, Латвія тощо), але через війну цей процес уповільнився.
Як запроваджується ЕДО внутрішніх документів? Як зберігаєте електронні документи? Документ, який погоджують кілька осіб, завантажується в сервіс «Вчасно». Кожен підписант отримує до нього доступ із дедлайном. Після цього підписанти перевіряють документ, уточнюють потрібну інформацію і ставлять електронний підпис.
Чи вдалося повністю відмовитись від паперу для кадрових документів?Кадрові документи в компанії на разі підписуються в паперовій формі. Інші документи, які неможливо чи недоцільно підписувати в ЕДО, також залишаються в паперовій формі.Робота у сервісі «Вчасно»
Як краще зберігати документи, отримані у сервісі «Вчасно» (особливості по договорах, актах, рахунках), архівування у «Вчасно» — яке воно?Ви можете зберегти документи із сервісу на ваш пристрій у вигляді архіву. Як вивантажити архів детально описано в цій інструкції. Такий архів містить оригінал документу та сертифікати підпису, які підтверджують підписання документу, а також квитанцію про підпис.
Як вирішуються запити на документи від контролюючих органів?Контролюючі органи не мають доступу до вашої документації у севісі. Якщо потрібно надати документ на перевірку, то ви можене подати вивантажений архів документу (який має усі необхідні підтвердження). Як вивантажити архів детально описано в цій інструкції.
Яким чином ви зберігаєте варіанти підписаних первинних документів, і чи інтегруєте їх у свою облікову програму?Всі документи компанії зберігаються у внутрішній системі. Підписант повинен перевірити зміст документа, наявність оригіналу, перш ніж його погодити. Як і в сервісі «Вчасно», у внутрішній системі документи зберігаються у хмарному сховищі.
Як відбувається ЕДО, якщо контрагенти працюють на різних платформах, тобто не лише у сервісі «Вчасно»?Якщо контрагент використовує іншу платформу, ми насамперед з'ясовуємо її переваги. Якщо вона для нас нова — шукаємо компромісне рішення. В окремих випадках ми впроваджуємо цю платформу в себе.Переваги сервісу «Вчасно»
Які переваги сервісу «Вчасно» перед іншими сервісами ЕДО, які використовуються в ТОВ «МЕТІНВЕСТ-СМЦ» ?Для компанії Метінвест головні переваги сервісу «Вчасно» — це конкурентна ціна, зручний інтуїтивний інтерфейс і якісна техпідтримка.
Якого функціоналу у «Вчасно» при впровадженні ЕДО в компанії критично не вистачало?ЕДО в компанії функціонує вже понад 5 років. Всі функції, яких не вистачало для повноцінної роботи, протягом цього часу були додані.
Як ви ставитеся до зміни інтерфейса «Вчасно»? Яка версія краща?Оновлена версія краща :)
Якщо хочете дізнатися більше про наші переваги — замовте демонстрацію сервісу: зв'яжемося у зручний для вас час, щоб наочно показати та розказати, як «Вчасно» полегшить роботу саме у вашій компанії.