Cвоїм досвідом роботи з сервісом «Вчасно» поділився Андрій Шевцовфінансовий директор «Метінвест-СМЦ» найбільшого виробника металу в Україні
Вияснили як ЕДО спрощує роботу великим підприємствам з різних галузей. Також обговорили нові виклики сьогодення у робочих процесах та чому важливо залучати саме фінансовий відділ до процесу впровадження електронних документів.
Завжди звертаємо увагу на те, що цікавить наших глядачів.
Зібрали запитання від зареєстрованих учасників, щоб якнайповніше відповісти на них.
😉 Можливо, ви знайдете відповіді на питання, які ще не встигли задати!
Запровадження та налаштування електронного документообігу
Подробиці ведення ЕДО. Як правильно оформити на підприємстві?Описали детально процес переходу на ЕДО. Покрокова інструкція за посиланням.
Як організовано підписання внутрішніх документів, якщо КЕП є не у всіх співробітників-підписантів?
(зараз отримати КЕП в різних регіонах дуже тяжко, потрібно колегам приїздити лише в Київ, а це не завжди безпечно)Підписання внутрішнього документу можливе тільки з використанням ключа підпису цієї компанії. Самі ключі можна отримати в різних АЦСК по всій Україні.
Конфіденційність даних? Бекап в зрозумілому форматі на наших місцях зберігання даних з можливістю доступу до документів? Комунікація з іншими надавачами аналогічних послуг?Сервіс «Вчасно» дозволяє обмежувати доступ до документів співробітникам компанії, самі ж сервери розміщені в трьох незалежних датацентрах, кожен з яких має діючий сертифікат ISO / IEC 27001. Також фіксується вся історія подій з кабінетом для подальшого аналізу. Документи можна зберігати архівом на ваш ПК, сам архів має оригінал документу та всі необхідні підтвердження про підпис.
Який ресурс потрібен для підтримки системи в рамках компанії?Система «Вчасно» працює через веб-браузер, необхідне лише підключення до інтернету та пристрій для користування сервісом.
Які співробітники у компанії працювали у «Вчасно»?Доступ до системи «Вчасно» в компанії «Метінвест-СМЦ» мають співробітники, які мають КЕП і за довіреністю можуть підписувати документи з постачальниками і покупцями. Зазвичай це керівники вищої і середньої ланки — директори, менеджери з продажів, маркетингу, фінансів тощо.
Які проблеми найчастіше виникають в електронному документообігу?В ЕДО виникають такі ж проблеми, як і в паперовому документообігу: неправильно складені документи, різноманітні помилки, неправильно вказані підписанти тощо. Однак в ЕДО ці проблеми вирішуються значно швидше.
Різні аспекти роботи з електронними документами
Розкажемо та покажемо, як електронний документообіг покращить роботу у вашій компанії та чому "Вчасно" — соцмережа для документів.