Навіщо бухгалтеру ЕДО — інтерв’ю

Наш контрагент не має можливості підписати власноруч оригінал первинного документа, оскільки знаходиться за кордоном і скільки ще там буде знаходитися не відомо. Як бути в цій ситуації?У цьому випадку найкраще, щоб документ підписувався одразу в електронному вигляді з обох сторін — таким чином він автоматично стає оригіналом документа і з ним не виникатиме проблем.
Чи може підписувати ЕЦП акти виконанах робіт і звітність ТОВ лише бухгалтер (головний бухгалтер) без директора?Надати таку можливість бухгалтеру чи головному бухгалтеру можна, оформивши на нього відповідну довіреність.

Чи є можливість у "Вчасно" архівувати або копіювати підписані документи на сервер (комп'ютер) користувача?Так, в сервісі є можливість зберігати архіви з оригіналами документів на комп'ютер. Як це зробити, детально описано в цій інструкції.
Кількість документів за рік на безоплатному режимі користуванняНа тарифному пакеті Базовий ви маєте 25 вихідних документів на рік та необмежену кількість вхідних документів.
Чи можна підписувати внутрішні документи компанії (наприклад, накази, штатний розклад, табель) ЕЦП через "Вчасно"?Так, в сервісі є можливість підписувати також і внутрішні документи. Детальніше у нашій довідці.
Як фізично зберегати електронні документи із "Вчасно", як і в якому вигляди їх надавати, щоб ДПІ, контрагент та ін. бачили електронний підпис (не роздрукований документ, а оригінал документа)?Документи ви можете зберегти у вигляді архівів, використовуючи відповідну іконку чи опцію Завантажити. Архіви документів зберігаються у вас на комп'ютері. Перевірити електронний підпис можна на сторінці державного онлайн сервісу перевірки КЕП/ЕЦП. Підготували для вас детальну інструкцію Як завантажити документ на комп’ютер та перевірити коректність підпису.
Доступ до "Вчасно" для інженера з охорони праці, чи можна щоб він мав доступ лише до своїх документів?Так, у сервісі є можливість запросити співробітників і налаштувати доступ до перегляду певних документів. Детально розказуємо як це зробити в цій інструкції.
Як зберігати електронні документи? Чи потрібно їх друкувати та завіряти? Так, в сервісі є можливість зберігати архіви з оригіналами документів на комп'ютер. Як це зробити, детально описано в цій інструкції.
Авансові звіти до 100 в місяць — як організувати підписання працівниками?Спочатку вам необхідно буде отримати ключі підпису для співробітників компанії, котрі планують підписувати документи. Далі ви зможете завантажувати документи як внутрішні, і підписувати їх.
Чим замінити «Повідомлення про вручення», що використовують у паперовому документообігу?Коли ви відправляєте документ, вашому контрагенту на електронну пошту приходить повідомлення про отримання цього документа. Також коли контрагент заходить у сервіс, у вас у списку відображається іконка ока біля документу ( це свідчить про те, що документ доставлений, але не переглянутий). Після ознайомлення з документом ваш контрагент може його підписати та, за необхідності, скористатися коментарями.
Як працювати у "Вчасно" з конфіденційними документами (не всі в компанії мають доступ до документу)?Ви можете запросити у сервіс співробітників та кожному налаштувати права доступу до документів. Наприклад, щоб вони бачили не усі документи компанії, а лише ті документи, які самі завантажили чи отримали.Для організації роботи з конфіденційними документами, потрібно зробити наступні кроки:- Запросити у сервіс співробітника- В налаштуваннях установити права доступу до документів та і в цілому по роботі з сервісом- Налаштувати групи/відділи та доступ до певних документів за допомогою опції «Ярлики»Детально розказуємо, як це зробити, в інструкції.

Які переваги "Вчасно" порівняно з іншими сервісами електронного документообігу?Одна з принципових відменностей від деяких інших сервісів ЕДО: щоб користуватися "Вчасно", вам не потрібно встановлювати додаткові програми на пристрій — ви працюєте у будь-якому вже встановленому браузері або підписуєте документи з телефону. Також сервіс спрощує бізнес-процеси за допомогою сценаріїв та ярликів. Крім того ви можете зберігати документи у сервісі або сформувати архів документів і завантажити його на комп'ютер.  
Чи є можливість користуватися "Вчасно" через смартфон?Так, ви можете користуватися сервісом "Вчасно" через мобільну версію браузера, встановленого у вашому смартфоні.
Який термін зберігання документів у "Вчасно"? Які гарантії зберігання документів? Документи зберігаються в сервісі без обмеження по термінам. Для зберігання документів використовується сервіс Amazon S3, що розташований у Європі, з дзеркалом сховища в іншому регіоні.
Як дізнатися, хто уже користується сервісом?"Вчасно" — найпоширеніший сервіс електронного документообігу, ви легко знайдете тут своїх контрагентів та зможете миттєво обмінюватися з ними документами. Нам довіряють понад 500 000 компаній. Підготували для вас відео-інструкцію Як перевірити, хто з контрагентів вже користується сервісом «Вчасно».
Якщо хочете дізнатися більше про наші переваги — замовте демонстрацію сервісу: зв'яжемося у зручний для вас час, щоб наочно показати та розказати, як "Вчасно" полегшить роботу саме у вашій компанії.