Сервіс електронного документообігу
Навіщо бухгалтеру ЕДО — інтерв’ю
Cвоїм досвідом роботи з сервісом «Вчасно» поділилася заступниця головного бухгалтера компанії «Ред Булл Україна» Ольга Москаленко.
Обговорили багато питань, що стосуються ведення бізнесу в умовах війни. Гостя поділилася лайфхаками щодо того, як спростити роботу бухгалтера за допомогою електронного документообігу.
Відповідаємо на ваші запитання
Завжди звертаємо увагу на те, що цікавить наших глядачів.
Зібрали запитання від зареєстрованих учасників, щоб якнайповніше відповісти на них.
😉 Можливо, ви знайдете відповіді на питання, які ще не встигли задати!
Запровадження та налаштування електронного документообігу
Як налаштувати обмін кадровими документами між працівниками? Що для цього потрібно? Хто може допомогти налаштувати?Щоб налаштувати роботу з кадровими документами, необхідно для кожного співробітника отримати ключі електронного підпису з кодом ЄДРПОУ вашої компанії. Якщо потрібна допомога, звертайтеся до служби підтримки сервісу "Вчасно" — завжди раді проконсультувати: +38 050 416 5 333.Ви можете запросити у сервіс співробітників та кожному налаштувати права доступу до документів. Наприклад, щоб вони бачили не усі документи компанії, а лише ті документи, які самі завантажили чи отримали.Для організації роботи з конфіденційними документами, потрібно зробити наступні кроки:- Запросити у сервіс співробітника- В налаштуваннях установити права доступу до документів та і в цілому по роботі з сервісом- Налаштувати групи/відділи та доступ до певних документів за допомогою опції «Ярлики»Детально розказуємо, як це зробити, в інструкції.
Подробиці ведення ЕДО. Як правильно оформити на підприємстві?Підготували зручну покрокову інструкцію, як найкраще впровадити надсилання електронних документів у вашій компанії.4 прості кроки, щоб припинити витрачати час на нудну роботу та кошти на папірці: Як почати надсилати електронні документи
Наше ІТ підприємство багато працює з ФОПами. Чи можливо вести з ними документообіг у "Вчасно"?Так, звичайно. Ви можете вести електронний документообіг із різними компаніями, зокрема і з ФОП.
Як за допомогою "Вчасно" обмінюватись документами. Покрокова інструкціяПідготували для вас детальну відео-довідку по роботі у сервісі "Вчасно", щоб детально відповісти на ваше запитання.
Чи є обов'язковим укладання угоди (договору) з контрагентом про перехід на ЕДО, чи достатньо повідомлення персональним листом? Ви можете підписувати договір із новими клієнтами одразу в електронному вигляді. За необхідності ви можете додати розділ про перехід на ЕДО безпосередьно у договір. Або ми рекомендуємо нашим клієнтам підписувати додаткову угоду про обмін документами в електронному виді зі своїми контрагентами.Підписання електронних документів
Наш контрагент не має можливості підписати власноруч оригінал первинного документа, оскільки знаходиться за кордоном і скільки ще там буде знаходитися не відомо. Як бути в цій ситуації?У цьому випадку найкраще, щоб документ підписувався одразу в електронному вигляді з обох сторін — таким чином він автоматично стає оригіналом документа і з ним не виникатиме проблем.
Чи може підписувати ЕЦП акти виконанах робіт і звітність ТОВ лише бухгалтер (головний бухгалтер) без директора?Надати таку можливість бухгалтеру чи головному бухгалтеру можна, оформивши на нього відповідну довіреність.Робота з документами у "Вчасно"
Чи є можливість у "Вчасно" архівувати або копіювати підписані документи на сервер (комп'ютер) користувача?
Так, в сервісі є можливість зберігати архіви з оригіналами документів на комп'ютер. Як це зробити, детально описано в цій інструкції.
Кількість документів за рік на безоплатному режимі користування
На тарифному пакеті Базовий ви маєте 25 вихідних документів на рік та необмежену кількість вхідних документів.
Чи можна підписувати внутрішні документи компанії (наприклад, накази, штатний розклад, табель) ЕЦП через "Вчасно"?
Так, в сервісі є можливість підписувати також і внутрішні документи. Детальніше у нашій довідці.
Як фізично зберегати електронні документи із "Вчасно", як і в якому вигляди їх надавати, щоб ДПІ, контрагент та ін. бачили електронний підпис (не роздрукований документ, а оригінал документа)?
Документи ви можете зберегти у вигляді архівів, використовуючи відповідну іконку чи опцію Завантажити. Архіви документів зберігаються у вас на комп'ютері. Перевірити електронний підпис можна на сторінці державного онлайн сервісу перевірки КЕП/ЕЦП. Підготували для вас детальну інструкцію Як завантажити документ на комп’ютер та перевірити коректність підпису.
Доступ до "Вчасно" для інженера з охорони праці, чи можна щоб він мав доступ лише до своїх документів?
Так, у сервісі є можливість запросити співробітників і налаштувати доступ до перегляду певних документів. Детально розказуємо як це зробити в цій інструкції.
Як зберігати електронні документи? Чи потрібно їх друкувати та завіряти?
Так, в сервісі є можливість зберігати архіви з оригіналами документів на комп'ютер. Як це зробити, детально описано в цій інструкції.
Авансові звіти до 100 в місяць — як організувати підписання працівниками?
Спочатку вам необхідно буде отримати ключі підпису для співробітників компанії, котрі планують підписувати документи. Далі ви зможете завантажувати документи як внутрішні, і підписувати їх.
Чим замінити «Повідомлення про вручення», що використовують у паперовому документообігу?
Коли ви відправляєте документ, вашому контрагенту на електронну пошту приходить повідомлення про отримання цього документа. Також коли контрагент заходить у сервіс, у вас у списку відображається іконка ока біля документу ( це свідчить про те, що документ доставлений, але не переглянутий). Після ознайомлення з документом ваш контрагент може його підписати та, за необхідності, скористатися коментарями.
Як працювати у "Вчасно" з конфіденційними документами (не всі в компанії мають доступ до документу)?
Ви можете запросити у сервіс співробітників та кожному налаштувати права доступу до документів. Наприклад, щоб вони бачили не усі документи компанії, а лише ті документи, які самі завантажили чи отримали.Для організації роботи з конфіденційними документами, потрібно зробити наступні кроки:
- Запросити у сервіс співробітника
- В налаштуваннях установити права доступу до документів та і в цілому по роботі з сервісом
- Налаштувати групи/відділи та доступ до певних документів за допомогою опції «Ярлики»
Детально розказуємо, як це зробити, в інструкції.Переваги сервісу "Вчасно"
Які переваги "Вчасно" порівняно з іншими сервісами електронного документообігу?Одна з принципових відменностей від деяких інших сервісів ЕДО: щоб користуватися "Вчасно", вам не потрібно встановлювати додаткові програми на пристрій — ви працюєте у будь-якому вже встановленому браузері або підписуєте документи з телефону. Також сервіс спрощує бізнес-процеси за допомогою сценаріїв та ярликів. Крім того ви можете зберігати документи у сервісі або сформувати архів документів і завантажити його на комп'ютер.
Чи є можливість користуватися "Вчасно" через смартфон?Так, ви можете користуватися сервісом "Вчасно" через мобільну версію браузера, встановленого у вашому смартфоні.
Який термін зберігання документів у "Вчасно"? Які гарантії зберігання документів? Документи зберігаються в сервісі без обмеження по термінам. Для зберігання документів використовується сервіс Amazon S3, що розташований у Європі, з дзеркалом сховища в іншому регіоні.
Як дізнатися, хто уже користується сервісом?"Вчасно" — найпоширеніший сервіс електронного документообігу, ви легко знайдете тут своїх контрагентів та зможете миттєво обмінюватися з ними документами. Нам довіряють понад 500 000 компаній. Підготували для вас відео-інструкцію Як перевірити, хто з контрагентів вже користується сервісом «Вчасно».
Якщо хочете дізнатися більше про наші переваги — замовте демонстрацію сервісу: зв'яжемося у зручний для вас час, щоб наочно показати та розказати, як "Вчасно" полегшить роботу саме у вашій компанії.