Сервіс електронного документообігу
Юридична практика використання електронних документів. Досвід юридичної компанії Juscutum
Петро Білик, керівник практики технологій та інвестицій Juscutum розповів про юридичні аспекти електронного документообігу в бізнесі, досвід використання електронних документів в суді та при взаємодії з контролюючими органами.
Відповідаємо на ваші запитання
Завжди звертаємо увагу на те, що цікавить наших глядачів.
Зібрали запитання від зареєстрованих учасників, щоб якнайповніше відповісти на них.
😉 Можливо, ви знайдете відповіді на питання, які ще не встигли задати!
Перевірки органів контролю та електронний документообіг з державними органами
Як подавати електронні документи на перевірку державним органам контролю?Перед поданням ви можете зберегти документи в zip архіві (як це зробити, описали в цій інструкції). Архів містить усі необхідні дані, що підтверджують підпис документу. Крім того, зберігати документи можна по одному або масово.
Як державні органи контролю перевіряють електронні документи?Державні органи контролю перевіряють правильність підписання документів. Перед тим, як надіслати архів, ви можете перевірити коректність підписів за посиланням.
Як пройти перевірку в електронній формі, якщо наразі я перебуваю за кордоном?Надайте в орган державного контролю документи в електронному вигляді: надішліть архіви необхідних документів.
Чи потрібно роздруковувати копії документів, які подаються на перевірку в електронному вигляді?Для перевірки достатньо подати архіви документів із сервісу "Вчасно". Робити паперові копії потрібно лише за запитом державних органів.
Чи можна відправляти документи з сервісу "Вчасно" до Казначейської служби та для публікації договорів у сервісі Prozorro?Наразі в сервісі "Вчасно" не можна обмінюватись документами з порталами державних органів. Самі документи можна підписати в сервісі, але надсилати їх потрібно окремо.Чинність електронних документів
Чи є чинним двосторонній документ, підписаний у "Вчасно" в різні дні? З якої дати він набуває чинності?Чинність документа залежить від його виду і того, чи були в ньому зазначені певні умови. Наприклад, для договору зазвичай достатньо вказати, що він набирає чинності з певної дати, визначеними сторонами.
Чи потрібно перепідписувати документи, якщо підписувачам були сформовані сертифікати відкритих ключів, термін дії яких перевищує термін дії сертифіката відкритого ключа кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг?Якщо документ був підписаний ключ, що містить протермінований сертифікат, документ необхідно підписати повторно вже вірними ключами. Якщо підписант документу вже не має можливості накласти вірний підпис, то документ підписується заново або в паперовій версії.
Який максимально допустимий часовий проміжок між датою укладення документу та накладенням електронного підпису?Законодавство наразі не встановлює чіткого обмеження стосовно цього. Головне, щоб документ був підписаним вірним ключем підпису від вірної особи.
Чи дійсні електронні документи, якщо в договорі не вказано про застосування ЕДО та електронних підписів?Документи мають юридичну силу. Ми рекомендуємо підписувати додаткову угоду про обмін документами.Електронні документи в судах
Чи визнаються в судах документи, підписані та відправлені в системі "Вчасно"?Так. Для того, щоб суд прийняв електронний документ, достатньо подати його архів на перевірку.
Який формат документа має юридичну силу і розглядається у суді: pdf із накладеним підписом чи весь пакет (pdf, 7ps)?Юридичну силу має сам документ та його сертифікат підписання у форматі P7S. Перевірити підписаний файл можна на сайті czo.gov.ua
Як подавати електронні документи в суд у якості доказу?Електронні докази подаються в оригіналі або в електронній копії, засвідченій електронним підписом. Закон України "Про електронні довірчі послуги" прирівнює його до власноручного підпису. Учасники справи мають право подавати електронні докази в паперових копіях, посвідчених у порядку, передбаченому законом. Паперова копія електронного доказу не вважається письмовим доказом. Учасник справи, який подає копію електронного доказу, повинен зазначити про наявність у нього або іншої особи оригіналу електронного доказу.Електронний контрактинг
Яка практика визначення дати набрання чинності електронного договору?Згідно з ч.1 ст. 640 ЦК України договір є укладеним з моменту одержання особою, яка направила пропозицію укласти договір, відповіді про прийняття цієї пропозиції. Створення електронного документа завершується накладанням електронного підпису. Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис".У контрагентів можуть бути розбіжності щодо трактування дати початку виконання зобов'язань, тому завжди рекомендуємо визначати, що договір набирає чинності з певної дати (ст. 631 Цивільного кодексу України)
Чи є сенс вказувати в договорі, що він набуває чинності з дати складання, якщо вона зазначена в самому документі?Ви можете визначити будь-яку дату набрання чинності договору (згідно зі ст. 631 Цивільного кодексу). Якщо це не визначити, сторони можуть керуватися ч.1 ст. 640 ЦК України, де договір є укладеним з моменту одержання особою, яка направила пропозицію укласти договір, відповіді про прийняття цієї пропозиції. Створення електронного документа завершується накладанням електронного підпису. Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис".
Чи правомірно видаляти вже підписані договори з помилками, створювати окремий документ про анулювання?Ні, видалення документу в сервісі електронного документообігу не гарантує вам, що цей договір припинений. Це так само, як ви домовилися знищити попередній паперовий договір та підписати новий, але не проконтролювали контрагента, який попередній договір не знищив. Тому варто підписувати додаткову угоду про припинення чи внесення змін до попереднього договору.
Чи можливо підписати договір оренди приміщення та акт заднім числом?Так, це передбачено ч.3 ст. 631 ЦК та ч.1 ст. 795 Цивільного кодексу.Можливості сервісу “Вчасно”
Які гарантії захисту інформації в сервісі "Вчасно"?Інформацію стосовно зберігання та захисту даних у сервісі "Вчасно" можна знайти за посиланням.
Чи може нерезидент використовувати "Вчасно.ЕДО"? Чи будуть такі документи чинними згідно з міжнародним законодавством?Наразі сервіс "Вчасно" можуть використовувати лише резиденти України. Проте ви можете працювати з електронними документами за кордоном у сервісі Akurata. Миттєво підписуйте, обмінюйтесь, надавайте доступ до документів колегам і партнерам. Сервіс доступний у країнах Європи, Африки, Північної та Південної Америки.
Як користуватись електронними документами, якщо не продовжена підписка на сервіс "Вчасно"?В сервісі "Вчасно" є безкоштовний тариф. Використовуйте його, щоб опрацювати вхідні документи або переглянути доступні документи в кабінеті.
Якщо хочете дізнатися більше про наші переваги — замовте демонстрацію сервісу: зв'яжемося у зручний для вас час, щоб наочно показати та розказати, як «Вчасно» полегшить роботу саме у вашій компанії.