Сервіс електронного документообігу
Автоматизація кадрового документообігу. Практичний досвід IT-компанії EVO
Катерина Денисова, керівниця відділу кадрів групи компаній EVO, розповіла про власний досвід, про складнощі та плюси переведення кадрового документообігу великої компанії в електронний вигляд. Разом з Олександром Мельником, керівником юридичного відділу «Вчасно», поговорили про законодавчі зміни щодо кадрового діловодства, про використання особистих електронних підписів співробітниками та про те, як спростити роботу кадровика великої компанії.
Відповідаємо на ваші запитання
Завжди звертаємо увагу на те, що цікавить наших глядачів.
Зібрали запитання від зареєстрованих учасників, щоб якнайповніше відповісти на них.
😉 Можливо, ви знайдете відповіді на питання, які ще не встигли задати!
Організація електронного кадрового документообігу в компанії
Чи можливо повністю відмовитися від папервих документів в кадрових питаннях?Так, якщо у бізнесу є така потреба. Для цього потрібно попередньо завантажити в систему ЕДО всі зразки кадрових документів (заяв, бланків, посадових інструкцій тощо) і налаштувати процеси підписання.
Чи юридично допустимо зберігати частину документів в електронній формі, а частину - в паперовій?Так, кадрову документацію можна перевести в електронну форму частково. Але це обов'язково потрібно описати у внутрішніх інструкціях.
Як звести паперову кадрову документацію до мінімуму?Перш за все компанія повинна провести аудит і визначити, наскільки актуальний кожен кадровий документ у компанії і яку функцію він виконує. Проконсультуйтесь із юристом і керівником компанії - чи можна об'єднати кілька документів (наприклад, документи про ознайомлення) в один або взагалі прибрати деякі з них.
Чи реально впровадити кадровий ЕДО в ритейл-компанії з великою плинністю кадрів (коли співробітники працюють у компанії 1-2 місяці)?Це цілком реально. Реєстрація в сервісі «Вчасно» займає 5 хвилин. Для цього потрібен лише e-mail і будь-який КЕП (Приват, Дія, Вчасно). Реєстрація в сервісі можлива ще на етапі підбору персоналу.
Які ключові моменти треба врахувати, щоб не мати проблем з перевірками після впровадження кадрового ЕДО?По-перше, слід створити власні положення та інструкції, в яких описати, як відбувається електронний кадровий документообіг з урахуванням внутрішніх процесів у компанії. По-друге, потрібно зафіксувати факт домовленості зі співробітником щодо використання електронних кадрових документів.Особливості окремих видів кадрових документів в електронній формі
Чи можна оформлювати авансові звіти в електронній формі?Державна податкова служба довгий час була проти електронної форми авансових звітів. Однак у квітні 2023 року набули чинності положення 170.9.4. Податкового кодексу України, які дозволяють електронну форму авансових звітів. Форма звіту про використання коштів затверджена Наказом Міністерства фінансів № 841.
Чи допускається підписання кадрових наказів пізніше за дату, визначену в такому наказі як дата початку відпустки/відрядження тощо?В електронному підписі наявна мітка часу, яка фіксує момент його накладання. Питання дати та її співвідношення з міткою часу електронного підпису законодавчо не врегульовано, але можна розглянути можливість використання аналогії закону. Наприклад, в Податковому кодексі України є норма, якою встановлено, що для первинних документів, складених в електронній формі, датою оформлення документа, вважається дата, зазначена у самому документі, незалежно від дати накладення електронного підпису.
Також, це питання можна спробувати врегулювати шляхом додавання до внутрішніх інструкцій, які регулюють ЕДО, положення про те, що дата вказана в документі має пріоритет над міткою часу в електронному підписі.
Чи можна перевести в електронну форму накази про надання відпусток?Так. Наприклад, накази про надання щорічної основної відпустки зберігаються 5 років, тому їх можна зберігати виключно в електронній формі без створення засвідченої паперової копії електронного документа.
Накази про надання щорічної додаткової відпустки, відпустки без збереження зарплати зберігаються 75 років, тому їх можна створювати в електронній формі, але додатково створювати засвідчену паперову копію електронного документу.
Хто заповнює особисті дані працівника в формі П2 (навчання, родичі, інше)?Всі документи заповнюють виключно співробітники відділу кадрів. Працівник лише надає необхідну інформацію і підписує документи.Законодавче регулювання електронного кадрового документообігу
Якщо документ довготривалого строку зберігання і на ньому стоїть удосконалений підпис, чи важається цей документ недійсним?Ні, не вважається. Відповідно до п. 1 розділу I Порядку № 1886/5, у разі коли для документа, на який накладено удосконалений чи інший вид електронного підпису, за результатами проведеної експертизи цінності визначено постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання, працівник архівного підрозділу або особа, відповідальна за ведення архіву установи, засвідчує його кваліфікованим електронним підписом.
Чи можна передавати в Державний архів кадрові документи, підписані КЕП?Так, законодавство передбачає таку можливість. Міністерство юстиції ще наприкінці 2020 року розробило Порядок приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання, затверджений наказом Міністерства юстиції України № 4555/5 від 30 грудня 2020 року, який застосовується для передавання в архів документів постійного і тривалого зберігання, в тому числі і кадрових. Відповідно до цього порядку, архів повинен здійснювати приймання електронних документів за допомогою інформаційно-комунікаційних систем. Що стосується готовності архівів приймати електронні документи, це питання слід уточнити в конкретній архівній установі.
Чи буде законним документ, якщо працівник його підпише в день формування, але після 18:00?Так. В жодному нормативному документі не заборонено ознайомлюватись і підписувати документ у неробочий час.
Які є законодавчі норми щодо ведення кадрових документів в електронному вигляді в органах місцевого самоврядування?Порядок 1886/5 поширює свою дію як на органи державної влади, так і на органи місцевого самоврядування, тому всі його норми застосовуються і до кадрового документообігу в органах місцевого самоврядування. Також варто звернути увагу на роз'яснення НАДС від 16.03.2022 р. «Щодо можливості і правильності оформлення та надсилання кадрових документів (заяв про надання відпусток, переведення, звільнення тощо) в електронному вигляді або різними засобами телекомунікаційного зв’язку».Прийом на роботу і формування особових справ працівників
З чого починається прийом працівника на роботу в компанії EVO?Прийом працівника починається зі співпраці відділу кадрів з відділом рекрутингу. В компанії EVO рекрутери пропонують працівнику заповнити анкету з необхідними персональними даними. Відділ кадрів формує наказ на прийняття, вносить дані в інформаційну систему і завантажує у «Вчасно» пакет документів працівника.
Чи формує компанія EVO особові справи працівників, коли документи підписані КЕП/УЕП?В компанії EVO особова справа формується в електронному форматі, зберігається на внутрішньому сервері і дублюється в сервісі «Вчасно». Протягом всього терміну роботи в компанії працівник підписує кадрові документи КЕПом. Роздруковуються лише документи постійного і тривалого зберігання, як того вимагає законодавство.
За яким механізмом відділ кадрів опрацьовує заяви працівників на звільнення в електронному вигляді?Працівник погоджує звільнення з керівником, потім інформація передається в відділ кадрів, який створює документи на звільнення (наказ і заява, тощо) і завантажує у сервіс «Вчасно» на підписання. Можна завантажити весь пакет документів або окремо провести 2 процеси: спочатку погодити заяву працівника на звільнення, а потім - наказ і форму п2.Підписання електронних кадрових документів
Для підписання кадрових документів співробітнику потрібно використовувати КЕП фізичної особи (отриманий самостійно) чи посадової особи (КЕП, оформлений через АЦСК)?Співробітники можуть користуватися як ключами на фізичну особу (тоді це буде зовнішній документ) так і ключами компанії (внутрішній документ).
Чи можна зробити автоматизацію без електронних ключів працівників?Для підписання документів в сервісі «Вчасно» вам необхідно мати ключі підпису на співробітників, які будуть проводити підписання.
Чи достатньо документи тривалого або постійного зберігання, підписані в електронному вигляді КЕП, роздрукувати із системи електронного документообігу і завірити живим підписом?Так, Порядок №1886/5 містить главу 6 «Створення засвідченої паперової копії електронного документа». В ній вказаний саме такий порядок дій.
Чи можна використосувати для підписання е-документів, наприклад, тимчасовий ОТП пароль (як у банку)?Тимчасовий банківський пароль можна віднести до інших видів електронних підписів, які допускаються в новій редакції Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Але для документів постійного і тривалого зберігання слід використовувати КЕП.
Чи можуть отримувати КЕП працівники без ІПН?Так, сервіси АЦСК видають ключі підпису на фізичні особи, які не мають ІПН. В такому випадку ключ підпису буде оформлений саме на серію та номер паспорта.
Яка дата важається датою підписання документа, якщо вона не зазначена в самому документі?Дата підписання документу вказується автоматично в момент накладення підпису.Можливості сервісу «Вчасно»
Чи можлива інтеграція «Вчасно» з 1С?«Вчасно» інтегрується з 1С та будь-якими іншими обліковими системами, з якими працюють компанії, наприклад, внутрішніми комунікаторами, ботами, які сповіщують працівників про надходження документів на підпис. Хочете дізнатися більше про інтеграцію з вашою системою? Залиште запит на консультацію!
Чи є у «Вчасно» можливість завантаження документів з обмеженим доступом інших працівників?В сервісі «Вчасно» ви можете розділити документи та користувачів, щоб кожен бачив свої документи.
Чи потрібно видаляти документи у «Вчасно» після підписання?За бажання можна видаляти документи. Однак більшість користувачів сервісу «Вчасно» використовує його зокрема як архів.У сервісі є понад 20 параметрів пошуку. Також можна відділити кадрові документи від документів інших департаментів. З таким пошуком ви зможете знайти потрібний документ за лічені секунди.
Яка вартість доступу кожного працівника компанії тільки для підписання кадрового документу?Тарифікація сервісу залежить від кількості надісланих документів. Ви можете ознайомитися з тарифами за посиланням.
Як сервіс «Вчасно» вирішує питання конфіденційності кадрової інформації: хто має доступ, як вирішили питання обмеження доступу для Адміністраторів та користувачів, котрі потребують доступ до всіх документів?Ми будували сервіс так, щоб ви могли працювати там всією командою та різними департаментами.
Є можливість розподілити документи та користувачів по відділам, регіонам, контрагентам та іншим ознакам які специфічні саме для вашого бізнесу.
Є прецеденти коли в системі Вчасно працюють тисячі людей одночасно, всі зі своїми документами.
Замовляйте безкоштовну консультацію і ми допоможемо все налаштувати.
Скільки коштує впровадження сервісу «Вчасно» в компанії?Тарифікація сервісу залежить від кількості надісланих документів. Ви можете ознайомитися з тарифами за посиланням.
Як навчитися користуватися програмою «Вчасно»?Ви можете ознайомитися з довідкою сервісу щодо роботи з документами.
Якщо у вас залишилися питання, звертайтеся на гарячу лінію підтримки «Вчасно».
Чи можливо у «Вчасно» робити каталоги документів? Наприклад, якусь теку, куди можна зберігати тільки кадрові документи.Так, ви можете користуватися функціоналом ярликів для зручного групування документів. Інструкція за посиланням.
Чи можна через сервіс подати заяву з пакетом документів (паспорт, код) в одному документі окремими файлами?Так, ви можете завантажити файл документу, який містить на різних сторінках окремі документи, та при підписанні весь цей файл буде підписаний з вашої сторони.