Сервіс електронного документообігу
Для чого ЕДО у виробничих процесах:
Яку користь отримують підрозділи підприємства?
Відповідаємо на ваші запитання
Запровадження та налаштування електронного документообігу
Подробиці ведення ЕДО. Як правильно оформити на підприємстві?Описали детально процес переходу на ЕДО. Покрокова інструкція за посиланням.
Юридичне обґрунтування для ЕДОЕлектронні документи мають однакову юридичну силу з паперовими відповідно до Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги»
Можливості для організації внутрішнього електронного документообігу, реєстрація документів, погодження наказів тощоСервіс дозволяє працювати із внутрішніми документами компанії. Створили детальну інструкцію щодо внутрішніх документівю
Який порядок оплати програмного продукту?Ви можете формувати рахунки безпосередньо у кабінеті «Вчасно» згідно тарифікації, доступної за посиланням.
Скільки коштує зберігання архіву?Документи у сервісі «Вчасно» зберігаються незалежно від тарифу. Але тарифікація має обмеження на перегляд документів у системі. Детальніше про тарифи за посиланням.
Недоліки роботи у «Вчасно», якщо вони є.Єдиний суттєвий недолік, на даний момент, спільний для усіх українських провайдерів - відсутність роумінгу між різними сервісами.
Які проблеми є у тих, хто запустив електронний документообіг?ЕДО вирішує більшість проблем із документообігом. Стикнутися із перепонами ви можете на етапі залучення контрагентів до сервісу.
Які поради щодо налаштування сценаріїв для зручності обробки великої кількості вхідних документів?Детальніше про Сценарії документів ви можете прочитати у нашій Довідці. Зокрема, звертаємо вашу увагу, що чим більше умов мають сценарії, тим краще будуть фільтруватися різні вхідні документи та попадатимуть під дію окремих сценаріїв із потрібними вам параметрами.Питання, що стосуються роботи у сервісі «Вчасно»
Як підтвердити отримання товару якщо ЕЦП має директор та головний бухгалтер, які фактично не приймають товар?Один із варіантів виходу із ситуації: видати ключ відповідальній особі, адже фактично ця людина і підписує паперові документи. Так, наприклад, сервіс «Вчасно» до WEB тарифу додає хмарні ключі, таким чином окремо їх купувати або шукати не потрібно.
Чи можна на сервісі «Вчасно» підписати договір, який уже підписаний КЕП іншою стороною договору в іншому електронному сервісі?В такій ситуації ні, у сервіс мона завантажити лише оригінал документу та провести повне підписання на порталі «Вчасно».
Чи можна підписати документ у «Вчасно» за допомогою Дія.Підпис?Так, підготували для вас детальну інструкцію з Підписання документів за допомогою «Дія».
Як видаляти подані документи, які не потрібно опрацьовувати, але їх заливав контрагент?Якщо документ ще не підписаний з вашої сторони, то такий документ може видалити лише контрагент. Ви можете написати коментар до документу із проханням про видалення.
Чи можна вносити зміни або повернути первинний документ контрагенту для внесення змін (усунення зауважень) зі збереженням погоджень попередніх учасників процесу?На даний час такої можливості у «Вчасно», на жаль, немає. Якщо документ необхідно виправити або замінити, то завантажується вже виправлена версія документу та оброблюється повторно.
Зберігання документів для подальшої передачі в архів Для локального збереження документу виможете скористатися інструкцією.Питання, що стосуються Інтеграції «Вчасно»
Чи є у «Вчасно» можливість імпортувати отримані та підписані (або відправлені та підписані) електронні документи в BAS та як це робити?На даний час можливий експорт документів із BAS у «Вчасно».
Чи існує можливість інтеграції «Вчасно» з внутрішньої СЕД? Чи є таки приклади?На даний момент інтеграція доступна із системами 1С та подібними. Детальніше про можливості та переваги інтеграції за посиланням.
Чи є можливість підписувати xml, пдф документи в обліковій системі (САП чи 1С)?Ви можете провести інтеграцію із сервісом «Вчасно» та вашою системою для передачі докуменітв на портал «Вчасно» та їх подальшого підписання. Детальніше про можливості інтеграції за посиланням.
Чи вірно, що документ вивантажується з ОС, але підписувати необхідно на веб?Стандарний модуль інтеграції саме вивантажує документи на портал «Вчасно» та підписання відбувається у сервісі. Ви також можете налаштувати модуль інтеграції, щоб підписувати документи одразу у вашій системі (доступно з файловими ключами підпису).
Інтеграція ЕДО з ЕРП системою без входу в особистий кабінетПідготували для вас детальний опис можливостей Інтеграції. Також за посиланням ви можете не лише замовити інтеграцію, а й отримати інструкції до API та замовити консультацію із фахівцями інтеграції.Питання щодо роумінгу в ЕДО
Чому ви не налагодите роумінг по ЕДО з іншими сервісами в Україні?На даний момент роумінг між системами не реалізовано у жодного провайдера ЕДО, тому це питання залишається відкрите не тільки у «Вчасно». Можемо сподіватися, що якщо цим займатиметься держава і буде регулятором процесу, то успіхи в цьому напрямку будуть набагато кращими. Кожен провайдер використовує різні технічні рішення у своєму сервісі, тому це також унеможливлює побудову роумінгу на даному етапі. Першим кроком буде реалізація е-ТТН, яка буде проходити через ЦБД (центральну базу даних), розроблену державою, і дозволить використовувати різних провайдерів на етапі підписання даного документу. Можливо, це і буде подальшим поштовхом до роумінгу.
Як отримати та порахувати фінансову вигоду від ЕДО?
● Витрати часу на підготовку та відправлення документів ● Витрати на канцелярію (папір, фарба тощо) та логістику (кур'єрська доставка, пошта)● Ефективність: можливість контролювати погодження та статуси документів● Вартість впровадження ● Прискорення доходів: скільки зараз часу йде на закриття угоди та отримання грошей
Як домовитися з контрагентами?
● Заздалегідь попередити контрагента ● Розмістити на сайті або порталі інформацію про сервіс ЕДО, який буде використовуватися● Надати колегам інформацію про сервіс для можливості аргументування переходу в ЕДО● Аргументувати, зокрема, що отримання вхідних документів для контрагента – безкоштовне ● Підтримка з боку провайдера на початкових етапах ● Описати в договорі пункт про можливість використання ЕДО ● Підписання додаткової угоди про ведення подальшого документообігу в ЕДО
Головні аргументи переходу для ваших контрагентів, це, в першу чергу: економія коштів на логістику, пришвидшення обміну не тільки документами, а й отримання продукції, товарів тощо.Складнощі під час переходу на ЕДО
● Покриття контрагентів ● Співробітники можуть не розуміти доцільність переходу на ЕДО ● Опанування нової системи● Оцінка всіх варіантів на ринку
Що точно не варто робити?● Розробляти власну систему для обміну документами ● Переходити на ЕДО по всім департаментам / процесам одразу